Đẩy mạnh họp trực tuyến tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh

30/08/2021 08:02 Số lượt xem: 499

Thực hiện Chỉ thị số 13/CT-TTg ngày 11/3/2020 về việc tiếp tục đẩy mạnh phòng, chống dịch Covid-19 trong tình hình mới cũng nêu rõ: “Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chủ động, tập trung chỉ đạo công tác phòng chống dịch coi đây là một nhiệm vụ trọng tâm; xử lý nghiêm các tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm túc chức trách, nhiệm vụ trong phòng, chống dịch bệnh. Hạn chế tổ chức cuộc họp, sự kiện và hoạt động tập trung đông người; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành”. Trong thời gian qua, Sở Kế hoạch và Đầu tư đã ứng dụng rất nhiều phần mềm họp trực tuyến và đem lại rất nhiều lợi ích cụ thể như sau:

(Cán bộ Sở KH&ĐT đang dự họp trực tuyến qua Microsoft teams)

Người tham gia hoàn toàn chủ động về địa điểm

Việc tổ chức một cuộc họp mặt trực tiếp sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức, chi phí di chuyển. Chính vì thế, giải pháp tối ưu nhất lúc này chính là họp trực tuyến. Cuộc họp sẽ diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, bất chấp rào cản về vị trí địa lý. Đặc biệt, hình thức họp trực tuyến còn cực kỳ hữu ích đối với những cuộc họp khẩn cấp. Các thành viên có thể nhanh chóng nắm được thông tin, chủ động chuẩn bị.

An toàn, bảo mật thông tin

Sự phổ biến của hình thức họp trực tuyến cũng đặt ra câu hỏi rằng liệu các thông tin mật của các cuộc họp theo hình thức này có được đảm bảo hay không? Bởi vì với các thủ đoạn ngày càng tinh vi của tin tắc như hiện nay, chỉ cần một chút sơ hở là các thông tin như tên đăng nhập, mật khẩu, tài liệu, nội dung cuộc họp sẽ dễ dàng rò rỉ ra ngoài. Có thể dẫn đến nhiều thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp. Để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, Sở KH&ĐT chỉ lựa chọn các ứng dụng, nhà cung cấp phần mềm uy tín. Khi đó, mọi mối lo ngại về rò rỉ thông tin mật khi họp trực tuyến sẽ được giải quyết.

Tốc độ chia sẻ thông tin nhanh chóng

Một trong những lợi ích của họp trực tuyến chính là khả năng kết nối nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau một cách cực kỳ nhanh chóng. Hơn nữa, các phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay đều có các tính năng như chia sẻ màn hình, tài liệu, trình chiếu slide, video với âm thanh, hình ảnh sắc nét, sống động. Với các tính năng này, quá trình truyền tải thông tin sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Các thông tin sẽ được trình bày rõ ràng, có hệ thống, tránh sai lệch.

(Cấu hình phần mềm họp trực tuyến Zoom)

Quản lý, giám sát nhân viên hiệu quả

Các phần mềm họp trực tuyến có thể ứng dụng như một cách thức để trao đổi, giám sát nhân viên từ xa. Nó sẽ giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến trình, năng suất cũng như hiệu quả công việc. Phá vỡ mọi khoảng cách về địa lý, tăng động lực, đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên.

Nhanh chóng, đơn giản, sử dụng dễ dàng

Để họp trực tuyến, người tham gia chỉ cần có các thiết bị di động như laptop, điện thoại có kết nối internet, cùng phần mềm hỗ trợ. Nhờ sự tiện lợi, đơn giản này mà các phòng họp online đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, không chỉ riêng ở trong các doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí tổ chức

Việc tổ chức cuộc họp mà thành viên họp ở nhiều địa điểm khác nhau thì quá trình tổ chức một cuộc họp mặt trực tiếp với đầy đủ các thành viên tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, đặc biệt là việc đi lại, ăn ở. Chính vì thế, sự ra đời của hình thức họp trực tuyến đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí. Dù người tham dự có ở bất cứ đâu thì vẫn có thể tham gia dễ dàng, nhanh chóng. Họp trực tuyến chỉ cần yêu cầu sự hỗ trợ từ các thiết bị cá nhân. Ngoài ra doanh nghiệp sẽ không cần phải tốn chi phí cho việc lắp đặt thiết bị, thiết kế địa điểm họp, đặc biệt với những hội nghị lớn thì chi phí tổ chức cho họp mặt trực tiếp không hề nhỏ. Nhưng với hình thức trực tuyến, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cắt giảm chi phí này.

Khi xã hội phát triển thì sự thay đổi là hoàn toàn cần thiết. Và với chỉ một số lợi ích của họp trực tuyến kể trên, có thể khẳng định rằng họp trực tuyến là xu hướng tất yếu trong tình hình hiện tại và ngay cả tương lai và sẽ được ứng dụng mạnh mẽ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư trong thời gian tới./.

TTra Sở

 
 

Thống kê truy cập

Online : 6496
Đã truy cập : 138058898